Richtig kalkulieren: Nie Daumen mal Pi!

Weil die laufenden Kosten leider nie weit genug davon laufen, steht und fällt der Unternehmenserfolg mit einer ehrlichen und marktkonformen Kalkulation. Vor allem Klein- und Kleinstunternehmer sind hier gefordert, um nach einem anstrengenden Arbeitsjahr nicht zu erschrecken.

Hätte Christoph Kolumbus die Kosten und Risiken seiner Entdeckungsfahrt exakt kalkulieren müssen, wäre Amerika wohl niemals entdeckt worden“, war der deutsch-kanadische Kaufmann Willy Meurer überzeugt. „Man kann gegen den Strom schwimmen, aber nie gegen die Stromrechnung“, hatte der deutsche Abreißkalenderverleger Klaus Kages festgehalten. Selbst wenn das Unternehmertum vielfach einer Fahrt auf hoher See gleicht, kann durch das  Einhalten von essenziellen Grundregeln vermieden werden, dass am Ende ein trockenes Stück Brot als Lohn übrig bleibt. Vor dem Hintergrund rät Franz Jirka, Obmann der Sparte Gewerbe und Handwerk in der WK Tirol, allen Handwerks- und Gewerbebetrieben, nicht zuletzt den Kleinst- und Kleinbetrieben dringend, die Zahlen nie aus den Augen zu verlieren. Er weiß, was dem passieren kann, der‘s vergisst: „Die Kosten fressen die Butter vom Brot.“ Und der Nachgeschmack ist bitter. „Wer nicht sauber kalkuliert kann am Ende des Wirtschaftsjahres dasitzen und erschrecken, weil er zwar einen irrsinnigen Stress hatte, aber nicht das in der Firma bleibt, was bleiben sollte“, sagt Jirka.

Sein handwerkliches Berufsleben konzentriert sich auf Heizungstechnik mit allem Drum und Dran und er selbst hatte einen recht erhellenden Moment, als er vor nicht allzu langer Zeit daran ging, die Kosten auszurechnen, die er für einen Mitarbeiter im Monat kalkulieren muss. „Kleinunternehmer wie ich sagen im Zusammenhang mit der Brutto-Netto-Rechnung gerne, dass 40 bis 42 Prozent auf die Nettokosten draufgeschlagen werden müssen. Das stimmt aber gar nicht“, stellt der Spartenobmann fest, ergab seine genaue Berechnung aller Ausgaben und Aufwendungen heruntergebrochen auf die Löhne doch, dass ein Mitarbeiter, der monatlich 1.900 Euro netto verdient, sein Unternehmen 4.100 Euro kostet und es bedarf keiner allzu großen Rechenkünste, um zu erkennen, dass der Schlüssel bei mehr als 100 Prozent liegt.

Tabula rasa

Die Schieflage, die sich aus der Differenz ergibt, erklärt mitunter auch, warum der Umsatz mengenmäßig im Gewerbe und Handwerk zuletzt im Jahr 2017 um 1,4 Prozent zulegte, während das reale Bruttoinlandsprodukt mit 2,9 Prozent um mehr als das Doppelte gestiegen war. „Das deutet darauf hin, dass die KMU ihren Deckungsbeitrag immer kleiner machen und zu wenig mit den Preisen nachziehen“, sagt Jirka. Wenn die vom Spartenobmann angesprochene Deckung der Fixkosten immer mehr vom Umsatz verschlingt, der Umsatz selbst sich aber nicht entsprechend ändert, kommt es am Ende des Jahres zur bösen Überraschung und Jirka erklärt: „Das Problem ist, dass die KMU mit ihren durchschnittlich fünf bis 10 Mitarbeitern gar keine Zeit haben, sich darum zu kümmern.“

Die Zeit, die mit der Kalkulation verbracht werden sollte, wird nicht verplempert, sondern von den Firmenchefs vielfach dafür aufgewendet, den Facharbeitermangel auszugleichen beziehungsweise den Facharbeiter zu ersetzen, den er nicht hat – indem er noch mehr arbeitet. Hier können durchaus zwei aktuelle Problemlagen aufeinanderprallen, die letzten Endes existenzgefährdende Alarmglocken schrillen lassen. „Wenn man da drei bis vier Jahre hinterherhinkt, wird es eng“, warnt Franz Jirka davor, die Wichtigkeit einer sorgfältigen Kalkulation und noch weniger deren Komplexität zu unterschätzen. Er rät dazu, mindestens zwei Mal im Jahr „Tabula rasa“ zu machen und alle relevanten Zahlen beziehungsweise Zahlungen auf den Kopf zu stellen und dann in die Kalkulation fließen zu lassen. Allein, wenn vergessen wird, die Inflation zu berücksichtigen, wird schlicht und ergreifend falsch abgerechnet – gut für den Kunden und schlecht für die Firma. Doch, um die Preise entsprechend anzupassen, ist durchaus eine Portion Mut erforderlich.

Faustregeln ade

Mut, den auch Josef Hackl, Obmann der Sparte Tourismus in der WK Tirol, vermisst. „Um ordentlich leben zu können, sind die Preise zum Teil definitiv zu niedrig“, sagt er und fragt sich beispielsweise beim Blick auf die Preise zu denen Mittagsmenüs angeboten werden, ob da überhaupt etwas übrig bleiben kann. In der Gastronomie galt lange Zeit die Faustregel „Wareneinsatz x 3 = Verkaufspreis“. Diese Faustregel hat jedoch wie die „alte“ Brutto-Netto-Regel ausgedient, sodass in die Antwort auf die Frage, wie viel ein Stück Kuchen kostet, weit mehr hineinfließen muss. „Die Wertschöpfung in unseren Betrieben wird immer knapper, infolgedessen muss jeder Betrieb unbedingt seine Zahlen und die Kostenstruktur kennen, um in weiterer Folge seine Produktpalette zu gestalten und marktkonform zu kalkulieren“, sagt Hackl.

Marktkonform ist das Zauberwort, mit dem vor allem der sogenannten Taschenlampenkalkulation der Garaus gemacht wird. Nachts mit der Taschenlampe durch die Nachbarschaft zu laufen, um zu sehen, welche Preise der Mitbewerber verlangt, klingt zwar spannend, ist aber kaum hilfreich, wenn es darum geht, die eigenen Umsatzzahlen zu beobachten, zu schauen, wo die eigene Gewinnschwelle ist, womit gute Deckungsbeiträge erzielt werden können und was die Rennerprodukte sind. Jeder Betrieb ist anders, Allgemeinplätze gibt es nicht und Daumen mal pi funktioniert auch in der Gastronomie nie. „Wir stellen fest, dass wir in den letzten Jahren stark steigende Gemeinkosten haben und die müssen zwingend in den Kalkulationen berücksichtigt werden“, regt Hackl zu mehr Bewusstsein an.

Hochkomplexe Materie

Verkalkulieren tut weh. Egal in welcher Branche. „Wenn ich mich verkalkuliere, arbeite ich mit falschen Preisen – bin entweder zu teuer oder gehe mit zu billigen Preisen auf den Markt. Das wird irgendwann damit honoriert, dass ich zahlungsunfähig werde“, skizziert Sybille Regensberger das potenziell bittere Ende eines unternehmerischen Teufelskreises, der mit dem Unterschätzen angemessener Kalkulation beginnt. Regensberger ist Unternehmensberaterin, Bilanzbuchhalterin und Sprecherin der Berufsgruppe Buchhaltung in der WK Tirol. Vor Kurzem hielt sie kammerintern einen Vortrag für die gewerblichen Dienstleister, wo die Überraschung teils groß war. Die Überraschung darüber, was bei einer Kalkulation alles berücksichtigt werden muss. „Die Hauptfrage, die sich die meisten Kleinunternehmer stellen, ist, wo die Schmerzgrenze liegt und welchen Preis sie für ihre Dienstleistungen kalkulieren können“, sagt sie. Das ist der Punkt. Doch der ist nicht leicht zu treffen. Für die Stundensatzkalkulation etwa, die im Dienstleistungsgewerbe den Kern darstellt, reicht es eben nicht, die Kosten des Menschen, der da arbeitet, zu beziffern. „Hinzu kommen die allgemeinen Kosten – wie Büromiete, Strom, Auto, Material, eventuell Maschinen et cetera. Dann muss ich einen Gewinnaufschlag machen und wissen, wie viel Steuer ich zu zahlen habe, das herunterbrechen und in die Kalkulation einfließen lassen“, zählt Regensberger an, denn die komplette Aufzählung der Kalkulationsfaktoren ist damit längst nicht zu Ende. Mit der Berücksichtigung der Feiertage, der Urlaubstage oder der Krankenstände, der Versicherungen, den Leasingraten, den Miet- und Nebenkosten und, und, und – wird es kompliziert, aber real. Für Bilanzbuchhalterinnen, wie Regensberger, sind per Gesetz 30 Stunden Fortbildung jährlich vorgeschrieben. Sie selbst schätzt, bis zu 50 Stunden pro Jahr dafür aufzuwenden und allein dieses ständige „am Ball bleiben müssen“ der Expertin zeigt auf, wie komplex die Materie inzwischen geworden ist.

Existenzielle Herausforderung

Dass Klein- oder Kleinstunternehmer sich die Zeit nicht so gerne nehmen wollen, um diese Nüsse zu knacken, ist nachvollziehbar. Statt der eigenen Profession nachzugehen vermeintlich unproduktive Zeit im Labyrinth des Kalkulationsdschungels zu verbringen, schreckt ab. Fremdes Wissen anzuzapfen, ist eine Möglichkeit, die existenzielle Herausforderung zu meistern. „Größere Unternehmen kommen um die Kalkulation gar nicht herum. Doch auch kleinere sind gefordert, sich damit intensiv auseinanderzusetzen, sich einer Zertifizierung zu unterziehen oder ein spezielles Kurs- und Fortbildungsangebot zu nutzen. Es gibt Unternehmer, die haben die Kalkulation im Blut, andere wissen nicht, was es wirklich bedeutet“, will auch Regensberger sensibilisieren. Kalkulation mag Nerven und Zeit kosten, doch kann mit ihr eben leichter Butter auf‘s Brot geschmiert und derart animiert ins neue Wirtschaftsjahr gestartet werden. Die Schweizer Sprachspielerin Brigitte Fuchs hielt einst fest: „Leider laufen die laufenden Kosten nie weit genug davon.“ Stimmt. Leider.

 

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