Zeitfresser E-Mail: Nur radikales Eindämmen hilft

Mit der elektronischen Kommunikation hat sich ein unterschätzter Zeitfresser in den Büros breit gemacht. Das Abarbeiten von E-Mails senkt die Produktivität und verhindert die eigentliche Arbeit. „Da müssen konsequent Regeln erstellt werden und cc-Mails gehören verboten“, fordert Hannes Offenbacher.

Diese Sintflut ließ ihn einen radikalen Schritt setzen, was nicht minder biblische Vergleiche hervorrief. Als Thierry Breton, ehemaliger französischer Finanzminister und seit 2008 Chef des französischen IT-Riesen Atos, den Auftrag gab, die E-Mail innerhalb des Konzerns abzuschaffen, wurde dies mit dem „Auszug ins Gelobte Land“ gleich gesetzt. Mit „Umweltverschmutzung des Informationszeitalters“ hatte Breton den Rattenschwanz der elektronischen Post auch bezeichnet, dem Tim Bendzko mit dem Lied „Muss nur noch schnell die Welt retten… noch 148 Mails checken“ eine Hymne gab, bei der so gut wie jeder, der in einem Büro arbeitet, herzhaft mitsingen konnte.

E-Mails senken Produktivität auf 40 Prozent

Wenn Hannes Offenbacher, Gründer und Inhaber von Mehrblick, der Agentur für schöpferische Erneuerung, die Büroarbeit durchleuchtet, bekommt der Ausdruck einen herben Schlag versetzt. „Die Produktivität in Unternehmen mit viel Büroanteil liegt bei maximal 40 Prozent. Die restliche Zeit wird verschossen, vergeudet“, sagt er. So leicht der Grund dafür auszumachen ist, so schwer ist es geworden, ihn aus dem Alltag zu verbannen. In diesem Alltag spielt der Posteingang-Ordner eine Hauptrolle, der Druck, den der Hinweis auf die noch nicht gelesenen Mails auszuüben vermag, ist enorm und das dadurch verursachte Kribbeln im Nacken löst sich erst auf, wenn alle Mails „erledigt“ wurden. Bis, ja bis es von vorne beginnt.

„Wir leben in einer Infotainment-Gesellschaft, in der Wissensgesellschaft sind wir in meinen Augen nie angekommen. Überall sind wir vollkommen überfordert mit den Medien und der gesamte Tag wird zerrissen mit Kommunikation. Wir haben keinen Fokus mehr für irgendwas“, weiß Offenbacher. Wenn die Produktivität bei 40 Prozent liegt und demnach 60 Prozent der Zeit mit Dokumentation verbracht werden, bleibt kaum noch Zeit für die eigentliche Arbeit. Ein Beispiel verdeutlicht das Missverhältnis. Ein fiktiver Mitarbeiter erhält pro Tag 30 E-Mails, bei denen er oder sie „in cc gesetzt“ wurde. Um herauszufinden, ob diese Mails in irgendeiner Form relevant sind oder wichtig, werden pro Mail durchschnittlich zwei Minuten verbraucht. 60 Minuten sind das pro Tag, fünf Stunden sind es pro Woche und die Ablenkung von der eigentlichen Arbeit – das Herausgerissen werden und neu Eintauchen müssen – potenziert die geistige Abwesenheit.

Zeitfresser cc-Mails einfach abschaffen?

„Interne E-Mails und der cc-Wahn gehören abgeschafft. Will dich ein Kunde erreichen, setzt er dich nicht in cc“, fordert Offenbacher einen radikalen Umgang mit den Zeiträubern und weist zudem darauf hin, dass cc-Mails gerne dafür verwendet werden, Verantwortung abzugeben und zu sagen: „Ich habe den Chef in cc gesetzt, darum bin ich sicher.“ Sowohl Vertrauen wie auch Effizienz werden dadurch erschwert und um den Teufelskreis zu unterbrechen, schlägt Offenbacher nicht nur vor, die Verantwortungsfragen offen zu klären: „Man kann autoreply-Mails für cc-Mails machen, in denen steht, dass man diese Mail nicht liest. Es ist eine Erziehungsfrage. Das Gefühl, unhöflich zu sein, kann man vergessen. Unhöflich und respektlos ist der, der einen in cc setzt.“ Die Härte, die der Experte einfordert indem er beispielsweise postuliert, dass E-Mails abarbeiten keine Arbeit ist, wirkt angesichts dessen, dass die Mediennutzungskompetenz hinterher hinkt und das Rad sich unaufhörlich weiter dreht und schneller wird, bitter notwendig.

Keine Zeit für Chefsachen

Ein plakativer Blick zurück verdeutlicht dies. Früher – in dem Fall kann getrost behauptet werden, dass „die Welt“ damals effizienter war – hatte ein Chef seine Vorzimmerdame. Sie sortierte den Posteingang, nur Wichtiges landete auf seinem Schreibtisch und sie kümmerte sich zudem darum, dass dem Chef der Rücken frei gehalten wurde, damit er Zeit hatte, nachzudenken, Entscheidungen zu treffen und das Unternehmen zu führen. Für Chefsachen eben.

„Plötzlich galt es als chauvinistisch, eine Vorzimmerdame zu haben“, weiß Offenbacher, „das ist aber in die vollkommen falsche Richtung gegangen.“ Dann, wenn der Chef alle E-Mails im Posteingang selber filtert, sie selber beantwortet und ihn am Ende des Tages seine eigene Ineffizienz genauso überrascht, wie jene seiner Mitarbeiter. Zeit ist das Zauberwort, verpufft sie doch im derzeit üblichen Büroalltag auf magische Weise. Der Gegenzauber, den Offenbacher vorschlägt, mag anfangs schwer umzusetzen sein, am Ende des Tages wird damit die Effizienz angekickt. Und ein unterschätzter Zeitfresser in die Wüste geschickt.

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